Một vấn đề phổ biến của các doanh nghiệp đều gặp phải là làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả và giúp tiết kiệm hàng triệu đến trăm triệu đồng mỗi năm. Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu cách tối ưu hóa hoạt động kho bãi, WMS có thể là giải pháp. Vậy WMS là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về WMS và cách thức triển khai hệ thống này giúp giảm chi phí và thất thoát.
WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là một giải pháp phần mềm cung cấp khả năng hiển thị toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp và quản lý các hoạt động thực hiện chuỗi cung ứng từ nguyên liệu đến thành phẩm, từ trung tâm phân phối đến cửa hàng.
Hệ thống quản lý kho có thể là phần mềm độc lập hoặc một phần của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoạt động với các mô-đun tích hợp khác như kế toán, quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, MRP, quản lý quan hệ khách hàng (CRM)… bằng cách sử dụng một hệ thống trung tâm và nguồn dữ liệu.
Các kiểu hệ thống quản lý kho WMS
- Độc lập và tích hợp
Hệ thống quản lý kho WMS độc lập là phần mềm giàu tính năng, chủ yếu phục vụ chức năng quản lý kho. Loại hệ thống này được thiết kế để chỉ xử lý kho hàng nhưng có thể kết hợp với các giải pháp như bán hàng hoặc kế toán. Do đó, nó có thể có chức năng hạn chế đối với các khía cạnh khác. Vì được thiết kế riêng cho việc quản lý kho hàng nên loại WMS này có thể có các tính năng báo cáo nâng cao giúp bạn nâng cấp kho hàng của mình.
Loại hệ thống/phương pháp quản lý kho WMS tích hợp này sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất và cung cấp giải pháp quản lý kinh doanh hoàn chỉnh hơn, tích hợp kế toán và tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý hàng tồn kho… Nếu bạn muốn kết nối tốt hơn tất cả các khía cạnh trong doanh nghiệp của mình, hợp lý hóa các quy trình từ đầu đến cuối và thấy được lợi ích của việc phát triển và tăng khả năng cạnh tranh với một giải pháp và nguồn dữ liệu duy nhất thì đây là một giải pháp tốt.
- Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud-based WMS)
Hệ thống quản lý kho tại chỗ đòi hỏi nhiều nguồn lực nội bộ hơn để hỗ trợ và duy trì. Về cơ bản, WMS tại chỗ là WMS mà bạn chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cả phần cứng và phần mềm được liên kết với hệ thống của mình. Mặc dù điều này mang lại cho bạn toàn quyền kiểm soát những thứ như thời gian hoạt động và bảo mật, nhưng nó cũng đi kèm với chi phí trả trước lớn vì doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tất cả các thành phần.
Hệ thống dựa trên đám mây không yêu cầu phần cứng máy chủ hoặc đồng bộ hóa với phần cứng và mạng máy chủ vì nó dựa trên web. Cloud-based WMS triển khai nhanh hơn, dễ nâng cấp hơn, sử dụng đơn giản hơn và có thể mở rộng quy mô phù hợp với doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống WMS dựa trên đám mây thường được tính phí trên cơ sở đăng ký nhưng được lưu trữ trên máy chủ từ xa. Những việc như sửa lỗi và cập nhật phần mềm đều do nhà cung cấp xử lý và bạn thường nhận được mức thời gian hoạt động dịch vụ được đảm bảo khi đăng ký.
Tính năng của hệ thống quản lý kho WMS
Bất kỳ hoạt động vào và ra khỏi kho cũng như những hoạt động đến mở rộng chuỗi cung ứng đều có thể được cải thiện nhờ một hệ thống WMS tốt – từ nhận và lưu trữ đến lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Các tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý kho hỗ trợ các hoạt động này theo những cách sau.
- Quy trình tiếp nhận và cất giữ
WMS có thể giúp các công ty nhận, xử lý và lưu giữ các mặt hàng theo cách hiệu quả nhất dựa trên các quy tắc kinh doanh và quy trình kho hàng. Trước khi có hệ thống quản lý kho hàng WMS, các doanh nghiệp vẫn áp dụng phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng bút và giấy để ghi chép quá trình nhận hàng và đối chiếu chúng với đơn đặt hàng so với biên lai thực tế. Tuy nhiên ngày nay, một số nhà kho nhỏ vẫn sử dụng phương pháp đó.
Hệ thống WMS hỗ trợ sử dụng công nghệ RFID và tích hợp với thanh toán cũng như phần mềm khác để các mặt hàng có thể được tự động nhận, xác thực và đối chiếu với các đơn đặt hàng kỹ thuật số bằng cách quét mã vạch và in nhãn để lưu trữ và truy xuất dễ dàng hơn.
- Quản lý tồn kho
Phần mềm quản lý kho hàng cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về hàng tồn kho của tổ chức ở bất kỳ vị trí nào, bao gồm cả các mặt hàng đang vận chuyển và trong cửa hàng. Nó cung cấp thông tin theo dõi bằng công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động (AIDC). Và nhiều hệ thống hỗ trợ tính toán chu kỳ, dự báo nhu cầu bằng cách sử dụng các phân tích nâng cao cũng như hiểu biết sâu sắc về hiệu suất của sản phẩm và nhà cung cấp. Với những thông tin chi tiết, các công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh mức tồn kho để đảm bảo có đủ lượng hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dù là tại cửa hàng hay trực tuyến.
Theo dõi hàng tồn kho chính xác và các phương pháp khác là chìa khóa để cải thiện tỷ lệ đặt hàng – nghĩa là các đơn hàng đến nơi đầy đủ, đúng thời gian, không bị hư hỏng và có hóa đơn chính xác. Họ cũng có thể giúp phân bổ hàng tồn kho theo quy trình công việc tùy chỉnh và logic, lựa chọn để lượng hàng tồn có thể được di chuyển nhanh hơn, cả vào và ra khỏi kho.
- Nhận đơn, đóng gói và vận chuyển
Hệ thống WMS có thể giúp giảm những chi phí này bằng cách hướng dẫn cách lưu trữ, truy xuất và đóng gói sản phẩm hiệu quả nhất. Chúng cũng hỗ trợ các công nghệ bốc xếp giúp hợp lý hóa quy trình, chẳng hạn như tần số vô tuyến (RF) có và không có xác minh quét, công nghệ pick-to-light và pick-to-Voice, robot và các thuật toán có thể giúp tối ưu hóa đường dẫn chọn hàng.
Một số giải pháp quản lý kho hàng giúp thực hiện đơn hàng dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các kỹ thuật như chọn đơn hàng đơn lẻ (Single picking), chọn hàng loạt (Cluster picking), chọn theo khu vực (Zone picking), cross-docking, chọn sóng (Wave picking), “đặt” theo đơn hàng, hệ thống xếp tường… – tất cả đều giúp hợp lý hóa đơn hàng sự hoàn thành.
- Quản lý vận chuyển
Nhiều hệ thống kho hàng tích hợp với phần mềm quản lý vận tải và hậu cần cho phép thực hiện nhiều cách khác nhau để đẩy nhanh quá trình thực hiện – chẳng hạn như tạo vận đơn, danh sách đóng gói và hóa đơn cho các lô hàng cũng như gửi thông báo lô hàng tự động.
Với các tính năng theo dõi thời gian thực, các công ty có thể theo dõi xem các gói hàng có đến đúng hạn và đến đúng địa điểm hay không.
- Quản lý lao động
Quản lý về chi phí và năng suất liên quan đến lao động có thể giúp các nhà kho vận hành tinh gọn hơn, hiệu quả hơn. WMS có thể cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về nhân viên kho, chi phí lao động, thời gian phản hồi, năng suất, xu hướng lập kế hoạch… Bên cạnh việc cung cấp những thông tin chi tiết quan trọng, nhiều hệ thống còn hỗ trợ xen kẽ nhiệm vụ dựa trên các yếu tố như mức độ ưu tiên hoặc khoảng cách để giúp giảm thiểu thời gian đi lại tổng thể của người lao động cũng như tình trạng tắc nghẽn hoặc lãng phí thời gian. Hệ thống cũng có thể trợ giúp lập kế hoạch trực tiếp hoặc thông qua tích hợp với các hệ thống khác.
- Quản lý kho bãi
Các tính năng quản lý bãi có thể giúp tài xế xe tải nhanh chóng tìm được bến bốc hàng phù hợp. Hỗ trợ cross-docking, trong đó hàng hóa vào kho ngay lập tức được đưa vào lô hàng gửi đi mà không cần lưu trữ tạm thời. Phần mềm hỗ trợ việc này bằng cách kiểm tra bản quét nhận được đối với các đơn đặt hàng hiện tại, sau đó thông báo cách sắp xếp hàng hóa tại từng kho và phân luồng xe để tối ưu nhà kho.
- Quản lý số liệu và phân tích kho
Dữ liệu về kho theo thời gian thực có thể được thu thập tự động thông qua WMS thay vì dựa vào các phương pháp thu thập dữ liệu thủ công, loại bỏ các lỗi và tăng tốc đáng kể quá trình. Dữ liệu này cũng có thể được tích hợp với phân tích để theo dõi các số liệu quan trọng, chẳng hạn như vận chuyển đúng thời gian, độ chính xác của hàng tồn kho, chi phí phân phối, tỷ lệ lấp đầy đơn hàng, thời gian chu kỳ đặt hàng… Sau đó, hệ thống có thể tạo các báo cáo trực quan để có thể dễ dàng chia sẻ với các bên liên quan và sử dụng để thực hiện các thay đổi cần thiết.
Lợi ích khi áp dụng WMS vào hệ thống quản lý kho
Hệ thống quản lý kho kỹ thuật số, mạnh mẽ là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào có hàng tồn kho sẵn có – và có thể giúp tiết kiệm tiền và đạt được hiệu quả mới trong nhiều lĩnh vực. Năm lợi ích hàng đầu của hệ thống WMS là:
- Cải thiện hiệu quả hoạt động
Hệ thống WMS tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kho hàng từ lúc nhận hàng đến giao hàng – để cải thiện hiệu quả, vận hành trơn tru và khả năng xử lý khối lượng cao hơn. Chúng làm giảm sai sót trong việc lựa chọn và vận chuyển hàng hóa cũng như loại bỏ các công việc trùng lặp và không cần thiết. WMS cũng chia sẻ dữ liệu với ERP và hệ thống quản lý vận tải (TMS), mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện, vượt ra ngoài kho hàng của bạn và giúp đẩy nhanh quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Giảm lãng phí và chi phí
Nếu lượng hàng tồn kho bị hết hạn hoặc dễ hỏng, phần mềm WMS có thể xác định mặt hàng nào cần được chọn trước hoặc mặt hàng nào cần được thúc đẩy doanh số để giảm thiểu thất thoát. Nó cũng có thể giúp bạn xác định cách sử dụng không gian kho hiệu quả nhất, từ vị trí đặt hàng tồn kho đến việc vận chuyển tối ưu. Một số hệ thống cung cấp các mô phỏng nâng cao để tạo sơ đồ mặt bằng và đặt các kệ hàng và thiết bị ở những vị trí tốt nhất để chạy với hiệu suất cao nhất, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
WMS giúp cải thiện hiệu quả và khả năng hiển thị trong kho cũng giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng với quy trình nhanh hơn và lập kế hoạch nhu cầu tốt hơn.
- Tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực
Sử dụng mã vạch, gắn thẻ RFID, cảm biến hoặc các phương pháp theo dõi vị trí khác, hệ thống WMS cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hàng tồn kho khi được đưa vào kho, xung quanh kho và đến vị trí tiếp theo. Với khả năng hiển thị này, doanh nghiệp có thể tạo dự báo nhu cầu chính xác hơn, chạy chiến lược tồn kho đúng lúc và cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc – điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp thu hồi hàng hóa.
- Cải thiện quản lý lao động
WMS có thể giúp nhà cung cấp dự báo nhu cầu lao động, tạo lịch trình, tối ưu hóa thời gian di chuyển trong kho và phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng nhân viên dựa trên cấp độ kỹ năng, và các yếu tố khác. Một hệ thống WMS tốt cũng có thể hỗ trợ nâng cao tinh thần của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường thoải mái, có tổ chức và an toàn hơn, nơi người lao động cảm thấy thời gian của họ được quý trọng và được sử dụng một cách khôn ngoan.
- Tăng cường an ninh
Hệ thống hóa các quy trình quản lý kho hàng mang lại trách nhiệm giải trình cao hơn, loại bỏ quyền truy cập trái phép vào các dữ liệu quan trọng và thiết lập quy trình kiểm tra.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Với WMS, khách hàng được hưởng lợi từ việc thực hiện đơn hàng được cải thiện, giao hàng nhanh hơn và giảm thiểu sơ suất – điều này làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng cũng như cải thiện danh tiếng thương hiệu của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp cũng có thể giảm thời gian chờ đợi tại các khu vực bốc hàng và bến cảng để cải thiện mối quan hệ.
Giải Pháp Quản Lý Kho Hàng Thông Minh WMS-X
WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group. WMS-X là giải pháp toàn diện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho các vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt.
Liên hệ với chúng tôi để nhận được một thay đổi toàn diện quy trình quản lý hàng kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!
