CMMS là gì?
Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính hay CMMS (Computerized Maintenance Management System) là phần mềm giúp lập kế hoạch, giám sát và báo cáo các nhiệm vụ bảo trì và lên lịch bảo trì. CMMS giúp tối ưu hóa việc sử dụng và tính sẵn có của các thiết bị vật lý như phương tiện, máy móc, thông tin liên lạc, cơ sở hạ tầng nhà máy và các tài sản khác. Hệ thống CMMS được tìm thấy trong sản xuất, sản xuất dầu khí, sản xuất điện, xây dựng, vận tải và các ngành công nghiệp khác nơi cơ sở hạ tầng vật chất là quan trọng.
Nó có một mô hình dữ liệu tổ chức thông tin về tài sản mà tổ chức bảo trì chịu trách nhiệm bảo trì, cũng như thiết bị, vật liệu và các nguồn lực khác để thực hiện việc đó.
Các tính năng của Hệ thống quản lý bảo trì CMMS
Lên kế hoạch bảo trì
Tính năng này trong hệ thống CMMS cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch bảo trì thiết bị và máy móc chi tiết một cách khoa học như lịch trình bảo trì định kỳ, lịch sử kiểm tra và bảo dưỡng. Doanh nghiệp cần nắm bắt được để lên kế hoạch cho hoạt động bảo trì thiết bị để đảm bảo rằng các thiết bị luôn được bảo trì đúng thời hạn, tránh tình trạng hư hỏng đột ngột hoặc thời gian chết (downtime), gây gián đoạn sản xuất.
Theo dõi công việc bảo trì
Một trong số những tính năng của hệ thống quản lý bảo trì CMMS là theo dõi công việc bảo trì cụ thể từng bước như lệnh sản xuất đang chờ xử lý, bảo trì phòng ngừa/theo kế hoạch đã, đang và chưa thực hiện để có những phương án bảo trì phù hợp. Việc kiểm soát này giúp doanh nghiệp có những biện pháp xử lý kịp thời khi xảy ra sự cố máy móc và phân công trách nhiệm tương ứng với đội ngũ nhân viên kỹ thuật. Từ đó quá trình sản xuất được đảm bảo thực hiện đúng thời gian và đạt chất lượng tiêu chuẩn đề ra.
Kiểm soát & yêu cầu nhân viên bảo trì
Các kỹ thuật viên bảo trì thường gặp khó khăn trong việc xác định lỗi máy móc từ các lệnh công việc thủ công đã được giao. Việc sử dụng CMMS sẽ giúp kỹ thuật viên bảo trì có thể truy cập hệ thống và nhận biết rủi ro mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính. CMMS giúp các kỹ thuật viên bảo trì có thể truy cập lệnh sản xuất và thông tin về tài sản cũng như hàng tồn kho, từ đó sẽ tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên và giúp người quản lý dễ dàng trong việc kiểm soát đội ngũ kỹ thuật bảo trì với tiến độ công việc. Hơn nữa, việc dễ dàng để cập nhật trạng thái lệnh bảo trì sẽ giúp các kỹ thuật viên có thêm thời gian dành cho công việc.
Lưu lịch sử bảo trì thiết bị
Tính năng lưu trữ và quản lý lịch sử bảo trì của CMMS giúp doanh nghiệp lưu trữ và truy cập thông tin về các công việc bảo trì đã thực hiện. Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để phân tích hiệu suất bảo trì, xác định các vấn đề thường gặp và đưa ra các hướng giải quyết nhằm cải thiện hiệu quả bảo trì. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, nâng cao năng suất sản xuất và giảm chi phí bảo trì.
Giám định và chứng nhận
Tính năng giám định và chứng nhận bảo trì của CMMS giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát quá trình bảo trì thiết bị. Hệ thống sẽ lưu lại lịch sử cố định của mỗi hành động bảo trì, bao gồm thông tin về thiết bị, công việc bảo trì, nhân viên thực hiện, thời gian thực hiện… Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để kiểm tra xem quá trình bảo trì đã đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn quy định hay chưa. Điều này giúp đảm bảo rằng các thiết bị luôn được bảo trì đúng cách và đảm bảo an toàn cho người lao động và quá trình sản xuất.
Lợi ích khi áp dụng Hệ thống quản lý bảo trì CMMS
Kiểm soát chi phí
Bằng cách theo dõi và phân tích các dữ liệu về vòng đời, lịch sử bảo trì bảo dưỡng, hệ thống CMMS cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về các sự cố, lỗi hỏng hóc của máy móc trong quá trình sản xuất. Điều này giúp phát hiện, có những biện pháp khắc phục kịp thời tránh những vấn đề không đáng có, gây tắc nghẽn toàn bộ hệ thống và ảnh hưởng đến chi phí sản xuất. Thay vì phải sửa chữa và thay thế toàn bộ thiết bị, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sửa chữa nhỏ hơn hoặc thay thế các linh kiện cụ thể, giúp tiết kiệm chi phí bảo trì cũng như kéo dài tuổi thọ cho thiết bị.
Duy trì tiến độ sản xuất
Thông tin được phân tích trong cơ sở dữ liệu CMMS cho phép các nhà quản lý và nhóm bảo trì trực quan hóa các hành động thông qua bảng thông tin và báo cáo khi tài sản được mua, thời điểm bảo trì được thực hiện, tần suất hỏng hóc, bộ phận được sử dụng, mức độ hiệu quả… giúp mọi cấp độ công nhân đánh giá trạng thái hiện tại và cải thiện tỷ lệ hoàn thành lệnh sản xuất. Các nhóm bảo trì có thể nhanh chóng xác định vị trí của tài sản, bộ phận nào cần thiết và ai sẽ thực hiện công việc gì và khi nào. Việc nhận biết, bảo trì kịp thời giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru hơn, tránh những gián đoạn do lỗi hỏng hóc.
Tăng năng suất công việc
Hệ thống CMMS giúp gia tăng hiệu suất công việc bằng cách tự động hóa các tác vụ như kiểm tra, theo dõi nhật ký, hoạt động bảo trì của máy móc cũng như tiến độ làm việc của nhân công. Điều này giúp nhà quản lý kiểm soát được máy móc, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, cải thiện năng suất.
Kiểm soát tài sản và bảo trì phòng ngừa
CMMS thu được dữ liệu từ các hoạt động hàng ngày cũng như cảm biến, máy đo và thiết bị IoT khác có thể cung cấp thông tin chi tiết về quy trình và vòng đời tài sản — từ ngày mua ban đầu cho đến khi tài sản đó ngừng hoạt động. Dữ liệu CMMS cho phép các hoạt động bảo trì chuyển từ phương pháp phản ứng sang phương pháp chủ động, do đó có thể phát triển chiến lược bảo trì tài sản nâng cao, cung cấp thông tin về các biện pháp phòng ngừa và kích hoạt cảnh báo trước khi máy móc không hoạt động hoặc hoạt động kém năng suất. Một số giải pháp cho phép bạn theo dõi thời gian ngừng hoạt động và khấu hao. Hệ thống quản lý bảo trì CMMS giúp nhà quản trị kiểm soát máy móc dễ dàng hơn bằng cách tạo ra các phản hồi và báo cáo phù hợp cho việc bảo trì.
Đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên
Việc phụ thuộc quá nhiều vào bảo trì phản ứng – hoạt động sửa chữa ngay khi máy móc bị hỏng – là nguyên nhân chính gây ra tai nạn trong nhiều môi trường sản xuất. Hệ thống CMMS cung cấp báo cáo tập trung về các vấn đề liên quan đến mọi công việc như đánh giá độ an toàn và bảo trì bảo dưỡng máy móc, nhật ký sức khỏe nhân viên, đảm bảo môi trường làm việc lành mạn, đơn giản hóa việc kiểm tra và làm cho các quy trình an toàn trở nên dễ tiếp cận hơn. Khi tài sản, thiết bị được bảo trì đúng cách và kịp thời, chúng sẽ ít có khả năng xảy ra hỏng hóc, giảm thiểu tối đa rủi ro tai nạn lao động.
