Khi phân tích hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp, chủ đề về quản lý kho hàng luôn là một khía cạnh được đặt lên bàn cân. Nhà kho trong một vài nhận định sẽ là một không gian lớn, ngột ngạt với những hộp chồng lên những hộp hàng hóa được lưu trữ, thì trên thực tế, bức tranh này lại hoàn toàn khác. Kho hiện đại được tổ chức, sạch sẽ và là điểm nóng để quản lý hàng tồn kho và xử lý sản phẩm. Nếu không quản lý kho thích hợp, doanh nghiệp có thể bị thiệt hại đáng kể.
Và liệu doanh nghiệp đã phân biệt được các loại kho cũng như cách vận hành, quản lý kho hàng một cách hiệu quả?
Phân loại kho hàng phổ biến
Phân loại theo tính chất
- Kho công cộng: Kho công cộng là kho thuộc sở hữu của các cơ quan chính phủ và dành cho các công ty tư nhân. Những loại kho này có thể được cho thuê để kinh doanh hoặc sử dụng cá nhân. Kho công cộng là một lựa chọn đặc biệt hấp dẫn đối với các chủ doanh nghiệp có thể chỉ cần lưu trữ hàng tồn kho trong một khoảng thời gian ngắn vì các lựa chọn kho khác có thể đắt hơn. Kho công cộng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp mới hoặc đang phát triển, chẳng hạn như các công ty thương mại điện tử và các công ty khởi nghiệp, do khả năng chi trả của chúng so với kho tư nhân. Lưu ý, kho công cộng có xu hướng khá đơn giản về mặt bố trí, chúng sẽ không có khả năng công nghệ như các loại kho khác.
- Kho tư nhân: Một lựa chọn kho phổ biến khác là kho tư nhân, hay còn gọi là kho độc quyền. Trong khi kho công cộng thuộc sở hữu của cơ quan chính phủ hoặc bên thứ ba thì kho tư nhân thuộc sở hữu của một đơn vị, công ty. Nếu một doanh nghiệp quan tâm đến một nhà kho tư nhân sẽ cần phải đầu tư trước một khoản lớn để đảm bảo an toàn cho tòa nhà, quản lý cơ sở vật chất cũng như bảo trì chung. Kho tư nhân là một lựa chọn phổ biến cho các nhà bán buôn, nhà phân phối và nhà sản xuất. Mặc dù kho tư nhân là một lựa chọn tốn kém hơn kho công cộng, nhưng chúng cung cấp cho chủ doanh nghiệp nhiều quyền kiểm soát tổng thể hơn đối với việc quản lý hàng tồn kho của họ.
Phân loại theo chức năng
- Kho chứa hàng: Kho chứa hàng có chức năng lưu trữ, bảo quản hàng hóa, vật liệu. Kho chứa hàng có thể được xây dựng hoặc thuê, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Kho chứa hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của các doanh nghiệp. Kho chứa hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa an toàn, bảo quản được chất lượng hàng hóa, tránh được các thiệt hại do cháy nổ, hỏng hóc… Với sự gia tăng của thương mại trực tuyến, việc lưu kho theo yêu cầu ngày càng trở nên phổ biến hơn.
- Kho phân phối: Loại kho hàng này được sử dụng để lưu trữ và phân phối hàng hóa đến các điểm bán lẻ hoặc khách hàng cuối cùng. Kho phân phối thường được đặt ở vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa, chẳng hạn như gần các thành phố lớn, hoặc các khu vực có mật độ dân cư cao.
- Kho trung chuyển: Đây là nơi tập kết, lưu trữ hàng hóa tạm thời trước khi chuyển giao cho người mua hoặc người bán. Kho trung chuyển thường được đặt ở những vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa, có diện tích lớn và được trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, bảo quản hàng hóa đa dạng. Kho trung chuyển có thể được sở hữu và quản lý bởi một bên thứ ba, hoặc bởi chính doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa. Trong trường hợp kho trung chuyển được sở hữu và quản lý bởi một bên thứ ba, thì doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa chỉ cần thuê kho để lưu trữ hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu tư và vận hành kho bãi.
- Kho ngoại quan: Kho ngoại quan là loại kho chứa hàng hóa nhập khẩu trước khi hoàn thành và thanh toán thuế hải quan cho sản phẩm. Thủ tục hải quan có thể là một quá trình phức tạp tuy nhiên kho ngoại quan cung cấp không gian an toàn cho hàng hóa trong thời gian chờ đợi. Các cơ quan chính phủ cung cấp cho doanh nghiệp một khoản trái phiếu để thuê mặt bằng nhằm đảm bảo doanh nghiệp không bị mất lợi nhuận khi sản phẩm được đặt hàng. Những đặc điểm này của kho ngoại quan có thể hấp dẫn đối với các công ty nhập khẩu có nhu cầu lưu trữ ngắn hạn hoặc dài hạn đối với các mặt hàng thường bị hạn chế.
Phân loại theo đặc điểm hàng hóa
- Kho lạnh: Kho lạnh là kho được sử dụng để lưu trữ các sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ như thực phẩm, dược phẩm… Kho lạnh có thể bao gồm toàn bộ tòa nhà hoặc thậm chí một phần cụ thể của kho có thể chứa những hàng hóa này. Kho lạnh đã quy định các điều kiện môi trường để đảm bảo hàng hóa trong được an toàn và không bị tổn thất trước khi hàng được giao. Mặc dù nhìn từ bên ngoài, kho lạnh có vẻ giống bất kỳ kho nào khác, nhưng chúng có cách hoạt động bên trong rất khác nhau để cung cấp không gian an toàn cho những hàng hóa này.
- Kho khô: Kho khô là một loại kho bãi được sử dụng để lưu trữ và bảo quản hàng hóa không yêu cầu bảo quản đặc biệt nào. Kho khô thường được sử dụng để lưu trữ hàng hóa tiêu dùng, nguyên vật liệu thô, thành phẩm… thường được xây dựng ở những nơi có điều kiện khô ráo, thoáng mát, tránh xa nguồn nước. Kho khô phải được trang bị hệ thống thông gió, hút ẩm, điều hòa nhiệt độ để đảm bảo môi trường lưu trữ hàng hóa luôn khô ráo, sạch sẽ. Loại kho này có thể được xây dựng theo nhiều hình thức khác nhau, từ các kho nhỏ đơn giản đến các kho lớn phức tạp, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.
- Kho đặc biệt: Kho hàng nguy hiểm, kho vật liệu nguy hiểm dùng để lưu trữ các loại hàng hóa có yêu cầu bảo quản đặc biệt như hàng hóa nguy hiểm, hàng hóa dễ cháy nổ…. Những chất này có nguy cơ tiềm ẩn đối với sức khỏe con người hoặc môi trường do tính chất hóa học hoặc vật lý của chúng. Kho vật liệu nguy hiểm cho phép bạn lưu trữ vật liệu nguy hiểm tuân thủ các quy định của chính phủ, giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên, những nhà kho này tương đối tốn kém để vận hành do cơ sở vật chất và được xây dựng chuyên dụng.
Ngoài ra, hiện nay, một lựa chọn kho hàng ngày càng phổ biến, ưu việt dành cho các doanh nghiệp là kho thông minh, nơi các quy trình lưu trữ và xử lý đơn hàng được tự động hóa bằng AI, chẳng hạn như robot AGV và máy bay không người lái. Hệ thống AI chịu trách nhiệm đóng gói, cân, vận chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu thô, với nhiều đơn hàng đến được tự động hóa để hoàn thành ngay lập tức. Kho thông minh đã là một lựa chọn phù hợp cho các công ty thương mại điện tử lớn như Amazon đang tìm cách thực hiện đơn hàng và quản lý hàng tồn kho của họ một quy trình chính xác và nhanh chóng hơn. Hiệu quả của kho hàng thông minh mang lại có thể kể đến như:
- Quản lý hàng tồn kho chính xác, nhanh chóng hơn
- Giảm thiểu lỗi của con người và tiết kiệm nhân công dựa vào các tính năng được tự động hóa
- Tăng cường an toàn và an ninh trong cơ sở
- Cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả kinh doanh tổng thể
Quản lý kho hàng hiệu quả
Lập kế hoạch bố trí kho
Một trong những yếu tố không thể bỏ qua là lập kế hoạch bố trí không gian kho. Doanh nghiệp cần đảm bảo vị trí những mặt hàng phổ biến nhất và bán chạy nhất có thể dễ dàng tiếp cận cũng như tối ưu hóa không gian cho nhân viên làm việc. Nếu doanh nghiệp sử dụng xe đẩy, xe nâng hoặc các máy móc khác để hỗ trợ tiếp cận và lấy hàng thì phải có đủ chỗ để chúng hoạt động hiệu quả và an toàn trong nhà kho. Vì vậy kho hàng cần có không gian cho mọi thứ cần thiết, và bất cứ thứ gì không cần thiết đều phải được loại bỏ.
Giữ kho hàng ngăn nắp
Doanh nghiệp phải sắp xếp kho bãi hợp lý sau khi đã thiết lập được kế hoạch bố trí kho. Việc kho hàng lộn xộn, bừa bãi sẽ khiến nhân viên có thể đặt đồ đạc sai vị trí. Việc đặt hàng hóa không đúng chỗ sẽ gây tốn thời gian, rủi ro an toàn khi tìm lại. Vì thế nên kho hàng phải luôn được sắp xếp hợp lý và có người giám sát kiểm tra thường xuyên.
Sắp xếp vị trí thùng chứa và ghi nhãn
Để dễ dàng tìm thấy những thứ cần thiết hơn, việc sử dụng các vị trí thùng đựng hay dán nhãn cho một số mặt hàng nhất định rất cần thiết. Những kỹ thuật này sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên biết chính xác vị trí của tất cả các mặt hàng, từ đó tối ưu thời gian tìm kiếm và thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Đảm bảo an toàn
Sự an toàn trong hoạt động sản xuất luôn là điều quan trọng, thiết yếu được đặt lên hàng đầu. Nhân viên cần nắm rõ tất cả các quy trình an toàn tại kho và tuân theo các quy tắc nghiêm túc. Họ cũng cần biết cách sử dụng an toàn tất cả các thiết bị sử dụng để lấy đồ, chẳng hạn như xe nâng, xe đẩy, thang… Doanh nghiệp có thể tích hợp các hệ thống AI nhận diện con người và hành vi nhằm tăng cường an toàn trong vận hành kho.
Đào tạo nhân viên đúng cách
Ngoài việc đào tạo nhân viên về các quy trình an toàn và cách sử dụng thiết bị, họ cũng cần được đào tạo về hoạt động lựa chọn hàng đúng cách. Nhân viên cần biết cách sử dụng máy quét, cách hoàn thành đơn hàng và cách làm việc hiệu quả, tối ưu nhất. Bởi lỗi của con người là một trong những vấn đề phổ biến nhất trong quản lý hàng tồn kho và cách duy nhất để giảm thiểu những lỗi này là đào tạo phù hợp.
Giảm lưng hàng tồn kho
Tại kho hàng của một số doanh nghiệp, kệ hàng tồn kho dường như không bao giờ giảm đi do mặt hàng đó không bán được. Những mặt hàng bán chậm này có thể chiếm khá nhiều diện tích. Doanh nghiệp cần nắm bắt được các mặt hàng nào không bán được để có thể loại bỏ chúng khỏi kho. Các biện pháp mà công ty có thể áp dụng như thực hiện chương trình giảm giá hoặc tìm cách tái sử dụng, tái chế…
Sử dụng hệ thống quản lý kho chất lượng
Quản lý kho hàng hiệu quả là một công việc tốn rất nhiều công sức và thời gian. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả hơn bằng việc áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh (WMS). Những hệ thống này có thể hỗ trợ nhà quản trị hiểu rõ hơn về hàng tồn kho của mình, giúp nhân viên tìm thấy các mặt hàng trong kho dễ dàng hơn và thậm chí có thể giúp đẩy nhanh quá trình vận chuyển. Nhiều lựa chọn tốt về quản lý kho hàng trên thị trường hiện nay có thêm những tính năng di động. Vì vậy nhân viên vận hành có thể chỉ cần thao tác trên điện thoại khi kiểm tra hàng tồn kho hoặc chọn hàng cho đơn đặt hàng một cách linh hoạt.
WMS-X: Giải pháp quản lý cho mọi kho hàng
Để tối ưu hóa, quản lý hoạt động kho hàng và bắt kịp xu hướng thời đại, việc sớm lựa chọn áp dụng các giải pháp quản lý kho thông minh WMS vào hoạt động sản xuất đóng vai trò quan trọng, không chỉ để nâng cao năng suất nhà máy mà qua đó tạo nên một yếu tố sự khác biệt mang về lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Với những yếu tố trên, giải pháp WMS-X tự tin là sự lựa chọn phù hợp trong quản lý kho hiệu quả với, với các khả năng:
- Thân thiện với người dùng (bao gồm quản lý và công nhân): WMS-X được thiết kế đa dạng ngôn ngữ (gồm cả Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Nhật) với giao diện đơn giản và hiệu quả, dễ tiếp cận và sử dụng – không chỉ người quản lý mà cả công nhân
- Khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu: WMS-X có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng mong muốn và đặc thù lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó giúp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường
- Khả năng tư vấn hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai áp dụng, đặc biệt là giai đoạn đầu các doanh nghiệp Việt Nam cần làm quen với sự tự động hóa mới mẻ này
- Khả năng mở rộng: WMS-X luôn sẵn sàng để mở rộng quy mô tương ứng với nhu cầu phát triển của mỗi doanh nghiệp, duy trì hoặc thậm chí gia tăng hiệu suất ngay cả khi khối lượng dữ liệu tăng lên
- Khả năng tích hợp, ví dụ tích hợp tầng quản trị và lập kế hoạch tổng thể ERP, MES
