Quản lý chất lượng là gì?
Quản lý chất lượng là hành động giám sát tất cả các hoạt động và nhiệm vụ phải hoàn thành để duy trì mức độ xuất sắc mong muốn. Điều này bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, tạo và thực hiện việc lập kế hoạch và đảm bảo chất lượng cũng như kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng.
Hoạt động này bao gồm bốn thành phần chính, bao gồm:
- Lập kế hoạch chất lượng – Quá trình xác định các tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến dự án và quyết định cách đáp ứng chúng.
- Cải thiện chất lượng – Sự thay đổi có mục đích của một quy trình nhằm cải thiện độ tin cậy hoặc độ tin cậy của kết quả.
- Kiểm soát chất lượng – Nỗ lực liên tục để duy trì tính toàn vẹn và độ tin cậy của quy trình nhằm đạt được kết quả.
- Đảm bảo chất lượng – Các hành động có hệ thống hoặc có kế hoạch cần thiết để mang lại đủ độ tin cậy để một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể đáp ứng các yêu cầu đã chỉ định.
Tại sao quản lý chất lượng lại quan trọng?
Kiểm soát chất lượng rất quan trọng để đảm bảo rằng khách hàng nhận được lợi ích từ sự nhất quán trong các quy trình, dẫn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hướng tới sự hài lòng của khách hàng là một phương pháp kinh doanh tốt vì một khách hàng hài lòng có thể trở thành khách hàng thường xuyên, điều này có tác động tích cực đến doanh thu. Dưới đây là một số lợi ích của việc kiểm soát chất lượng:
- Thúc đẩy nhận thức về chất lượng: Áp dụng biện pháp kiểm soát chất lượng tạo ra ý thức về chất lượng của nhân viên, giúp nâng cao tiêu chuẩn chất lượng trong toàn bộ quá trình sản xuất.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Kiểm soát chất lượng có thể khiến người tiêu dùng hài lòng khi họ nhận được những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng mà họ mong đợi, từ đó sẽ gắn bó lâu dài, nâng cao lòng trung thành đối với thương hiệu.
- Tăng thu, giảm chi: Bằng cách cải thiện chất lượng và tuân thủ quy định, hệ thống quản lý chất lượng có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí liên quan đến việc làm lại sản phẩm, phế liệu hay khiếu nại của khách hàng và hợp lý hóa các quy trình chất lượng, từ đó dẫn đến tăng hiệu quả và năng suất. Việc kiểm tra thường xuyên có thể phát hiện các quy trình sản xuất không hiệu quả, dẫn đến điều chỉnh và giảm chi phí sản xuất.
- Đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực: Kiểm soát chất lượng hỗ trợ việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực, giảm lãng phí và kém hiệu quả.
- Giảm chi phí kiểm tra: Các quy trình kiểm soát chất lượng thường xuyên sẽ cải tiến quy trình kiểm tra, loại bỏ các cuộc kiểm tra không cần thiết và giảm chi phí.
7 nguyên tắc quản lý chất lượng
Lấy khách hàng làm trọng tâm
Nguyên tắc đầu tiên này yêu cầu các tổ chức tập trung vào khách hàng và những mong đợi của họ. Để thành công, tổ chức đặt ra mục tiêu trọng tâm là đáp ứng và vượt trên sự mong đợi và nhu cầu của khách hàng. Tổ chức phải hiểu và nắm bắt các yêu cầu của khách hàng, cả ngầm định và rõ ràng. Ngoài ra, việc thu thập phản hồi, hiểu rõ mong đợi và cung cấp giá trị cho khách hàng sẽ đảm bảo rằng họ sẽ tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp. Với tầm nhìn xa, một khách hàng hài lòng cũng đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được sự giới thiệu và nâng cao danh tiếng trên thị trường.
Phương pháp lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo là những người cầm cờ thay đổi cần thiết trong một tổ chức. Vai trò của họ trong việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng và thực hành trong một tổ chức là rất quan trọng. Nguyên tắc này nhấn mạnh vai trò của người lãnh đạo trong việc tạo ra sự thống nhất về mục đích, thúc đẩy và lãnh đạo các sáng kiến quản lý chất lượng cũng như thúc đẩy văn hóa “Chất lượng là hàng đầu” trong tổ chức.
Sự tham gia của tất cả nhân viên
Con người là trụ cột quan trọng nhất của một tổ chức. Một tổ chức có khả năng trao quyền và gắn kết mọi người sẽ nắm vững được công thức hoàn hảo để thành công. Nguyên tắc này tập trung vào việc đảm bảo nhân viên có năng lực dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, các tổ chức cũng phải nỗ lực tạo ra các nhóm gắn kết để tạo ra và mang lại giá trị cho khách hàng.
Tiếp cận theo quy trình
Một quy trình là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau, vận hành bằng cách sử dụng một số đầu vào và cung cấp đầu ra mong muốn. Nguyên tắc quản lý chất lượng này khuyến khích tổ chức áp dụng cách tiếp cận theo quá trình vào công việc. Các biện pháp đo lường và kiểm soát đầy đủ cũng cần được đưa ra để đảm bảo rằng các quy trình đang đạt được các mục tiêu sản xuất của doanh nghiệp.
Cải tiến liên tục
Nguyên tắc này tập trung vào việc thấm nhuần văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức. Tổ chức nên phản ánh về các quy trình của chính mình, phân tích dữ liệu và đưa ra những thay đổi trong hệ thống để cải thiện kết quả. Các doanh nghiệp nên áp dụng cách tiếp cận thực tế để ra quyết định. Các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu được xác minh và phân tích sẽ hiểu rõ hơn về thị trường. Họ có thể thực hiện các nhiệm vụ mang lại kết quả mong muốn. Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế là rất quan trọng để giúp hiểu được mối quan hệ của những sự việc khác nhau và giải thích các kết quả hay hậu quả tiềm ẩn ngoài ý muốn.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Nguyên tắc này yêu cầu các quyết định phải dựa trên bằng chứng hoặc sự kiện và không bị chi phối bởi cảm xúc. Cần xây dựng các cơ chế trong tổ chức để thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, phân tích kết quả của dữ liệu này và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu này.
Quản lý mối quan hệ
Quản lý mối quan hệ là tạo ra mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với nhà cung cấp và nhà bán lẻ. Mối quan hệ bền chặt với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và các bên liên quan khác với doanh nghiệp sẽ phát triển lâu dài khi mỗi người nỗ lực hướng tới đạt được mục tiêu chung. Khi một tổ chức quản lý tốt mối quan hệ của mình với các bên quan tâm thì tổ chức đó sẽ có nhiều khả năng đạt được thành công và hợp tác kinh doanh bền vững hơn.
Các phương pháp quản lý chất lượng
Hệ thống tiêu chuẩn hóa
Những điều này dựa trên các tiêu chuẩn đã được thiết lập và tuân theo các quy tắc, quy định đã được thống nhất như ISO 9001. Để vượt qua các tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp cần đáp ứng tất cả các yêu cầu liên quan đến chất lượng và tài liệu cũng như kiểm toán. Chứng nhận ISO là chứng nhận tự nguyện đối với hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó có thể là một yêu cầu pháp lý hoặc hợp đồng trong một số lĩnh vực và ngành nghề nhất định.
Quản lý chất lượng tổng thể (TQM)
TQM là một phương pháp quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp, tập trung vào chất lượng dựa trên những nỗ lực của toàn tổ chức để đảm bảo sự thành công và lòng trung thành lâu dài của khách hàng. Nó tập trung mạnh vào việc đo lường và kiểm soát quá trình như một phương tiện cải tiến liên tục.
TQM giám sát tất cả các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết để duy trì mức độ sản xuất mong muốn trong một doanh nghiệp và các hoạt động của nó. Điều này bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, xây dựng và thực hiện việc lập kế hoạch đảm bảo chất lượng sản xuất cũng như các biện pháp kiểm soát, cải tiến chất lượng. Quản lý chất lượng toàn diện tập trung vào sự thay đổi dài hạn thay vì các mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp. 
Cải tiến chất lượng liên tục
Hệ thống này tập trung vào các cải tiến gia tăng liên tục hơn là các quy trình và chức năng. Một trong những công cụ cải tiến liên tục phổ biến nhất là mô hình chất lượng gồm bốn bước, chu trình Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động (PDCA). Chu trình PDCA đại diện cho một phương pháp quản lý quan trọng trong việc cải thiện và duy trì chất lượng, hiệu suất và hiệu quả trong các tổ chức và doanh nghiệp. Đây là một quy trình liên tục được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các tổ chức sản xuất nhằm tối ưu hóa các quy trình và sản phẩm.
Với 4 giai đoạn chính trong chu trình bao gồm:
- Plan (Lên kế hoạch): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch theo đúng nghĩa đen về những việc cần phải làm. Tùy thuộc vào quy mô của dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm một phần lớn và thường bao gồm các bước nhỏ. Doanh nghiệp có thể dựa vào để xây dựng một kế hoạch phù hợp với ít khả năng thất bại hơn.
- Do (Thực hiện): Sau thống nhất về kế hoạch, thực hiện sẽ là bước tiếp theo. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ áp dụng mọi thứ đã được xem xét ở giai đoạn trước. Tiêu chuẩn hóa là điều chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng kế hoạch một cách suôn sẻ. Đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của mình.
- Check (Kiểm tra): Để làm rõ kế hoạch, tránh những sai sót tái diễn và áp dụng cải tiến liên tục thành công, doanh nghiệp cần chú ý đầy đủ đến giai đoạn kiểm tra. Đây là lúc để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và xem liệu kế hoạch ban đầu của bạn có thực sự hiệu quả hay không. Hơn nữa, doanh nghiệp sẽ có thể xác định các phần có vấn đề trong quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có sự cố xảy ra trong quá trình, doanh nghiệp cần phân tích nó và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Act (Hành động): Trong giai đoạn hành động, bước cuối cùng trong chu trình PDCA, doanh nghiệp thực hiện hành động dựa trên những dữ liệu thu được sau khi phân tích thử nghiệm, kiểm tra. Nếu thay đổi nhỏ có hiệu quả, công ty có thể thực hiện thay đổi đó một cách rộng rãi hơn. Nếu thất bại, công ty có thể cần phải quay lại từ đầu – giai đoạn Lập kế hoạch. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần cải tiến liên tục nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu suất theo đúng kế hoạch.
Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp dựa trên dữ liệu tập trung vào cải tiến quy trình. Theo cách tiếp cận này, các quy trình được xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát để đạt được chất lượng tối đa.
- Xác định: Xác định rõ ràng vấn đề hoặc mục tiêu của dự án. Hiểu được yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
- Đo lường: Thu thập dữ liệu và đo lường hiệu suất hiện tại của quy trình. Xác định các số liệu chính và khả năng xử lý.
- Phân tích: Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trong quy trình. Sử dụng các công cụ thống kê để nắm rõ nguồn gốc của vấn đề.
- Cải thiện: Phát triển và thực hiện các giải pháp để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ đã được xác định. Tối ưu hóa quy trình để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm soát: Thiết lập cơ chế kiểm soát để duy trì các cải tiến và giám sát quá trình nhằm ngăn ngừa các khiếm khuyết trong tương lai.
Hệ thống quản lý chất lượng QMS
QMS được định nghĩa là một hệ thống chính thức ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng này giúp điều phối và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định, đồng thời liên tục nâng cao hiệu lực và hiệu suất của tổ chức.
QMS-X giải quyết bài toán quản lý chất lượng
QMS-X là hệ thống quản lý chất lượng chuẩn hóa, tối ưu nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X do VTI Solutions – VTI Group phát triển.
- Quản lý chất lượng iQC, pQC, oQC
- Nắm bắt “gốc rễ” nguyên nhân lỗi, thông báo cải tiến chất lượng
- Cung cấp hệ thống báo cáo trực quan tiến độ và kết quả QC theo thời gian thực
QMS-X hiển thị trực quan mức độ hiệu quả của hoạt động QC thông qua các báo cáo thống kê:
- Tiến độ, kết quả QC đầu vào, QC đầu ra, QC trong sản xuất
- Chi tiết tiến độ QC (số lượng đã QC, số lượng đạt, số lượng lỗi, số lượng theo kế hoạch sản xuất/ nhập/ xuất kho, số lượng cần QC theo ngày, tháng, quý
- Các loại lỗi, nguyên nhân lỗi, đối sách lỗi
Liên hệ với chúng tôi để nhận được sự thay đổi toàn diện về quy trình quản lý sản xuất thông minh cho nhà máy của bạn!
